Rezolvă problemele facturilor verificând mai întâi comanda sau tranzacția sursă, identitatea de facturare, statusul facturii, numărul facturii și disponibilitatea PDF-ului sau a linkului de descărcare, înainte să decizi dacă problema este operațională, ține de datele de facturare sau de generarea documentului.
Înainte să începi
Identifică mai întâi simptomul exact: acțiune de facturare lipsă, validare de facturare blocată, detalii greșite, document lipsă sau PDF indisponibil.
Confirmă dacă problema ține de crearea facturii, datele de facturare, tranzacția sau plata sursă, vizibilitatea documentului sau verificarea lui.
Asigură-te că lucrezi cu respectiva comandă, tranzacție, număr de factură, status de factură și referință de document sursă.
Pentru facturarea pe companie, verifică CUI/CIF sau VAT ID, statusul companiei, țara de facturare, tratamentul TVA și rezultatul ANAF sau VIES unde se aplică.
Folosește datele live din Selio, nu presupuneri din memorie, capturi vechi sau notițe pe hârtie.
Pași
Deschide fluxul din Selio care include acțiuni legate de facturi.
Găsește factura, comanda sau tranzacția afectată.
Compară numărul facturii, statusul, suma și referința sursă cu respectiva comandă sau tranzacție.
Revizuiește cu atenție destinatarul de facturare, adresa, numele companiei, CUI/CIF sau VAT ID, țara de facturare și tratamentul TVA.
Confirmă dacă factura este emisă, plătită, creditată, eșuată sau încă așteaptă un PDF disponibil pentru descărcare.
Corectează problema vizibilă doar dacă rolul și workflow-ul tău permit acest lucru și starea documentului încă permite corecția.
Escaladează intern sau către Selio Support dacă problema persistă după verificarea sursei, statusului și datelor de facturare.
Depanare
Factura nu poate fi găsită: Verifică din nou traseul comenzii, al tranzacției și al facturii înainte să presupui că documentul nu a fost creat.
Datele de facturare par greșite: Revizuiește datele introduse inițial, rezultatul ANAF sau VIES, țara de facturare și pasul de generare a facturii.
Echipa nu știe dacă problema ține de plată sau de factură: Separă mai întâi întrebarea despre documentul de facturare de cea despre plată.
PDF-ul nu poate fi descărcat: Verifică mai întâi statusul facturii; documentele descărcabile depind de disponibilitatea documentului într-o stare emisă, plătită sau creditată.
Personalul răspunde la dispute despre facturi fără să deschidă documentul real: Impune verificarea facturii înainte de a da un răspuns final.
Aceeași problemă se repetă între ture: Standardizează cine creează facturile, cine verifică datele de facturare și când este revizuit documentul.
